경기 광주시, 민원 업무 시스템 운영 구축

경기 광주시청 전경(사진=광주시 제공)

법정 민원 업무를 담당하는 공무원들에게 가장 긴장되는 순간은 '처리 기한'이 다가오는 때다. 하루에도 수많은 민원이 접수되는 상황에서 담당자가 일일이 일정과 협의 진행 여부를 확인해야 했기 때문이다.

경기 광주시 행정 현장에 변화가 시작됐다. 담당자가 직접 찾아보는 행정에서, 시스템이 먼저 알려주는 행정으로 전환하는 작업이다.

시는 최근 새올행정시스템과 연계한 '법정 민원 처리 담당자 업무 지원 자동 알림서비스'를 구축하고 본격 운영에 들어갔다.

이번 시스템 도입의 배경에는 반복되는 확인 업무를 줄이고 민원 처리 속도를 높이려는 현장의 요구가 있었다.

기존 법정 민원 알림 서비스는 민원 신청자가 처리 상황을 확인하는 데 초점이 맞춰져 있었다. 반면 담당 부서에서는 처리 마감일이나 심의 진행 상황을 별도로 점검해야 했다.

특히 온라인 민원실무심의회 과정에서는 관련 부서 의견 제출 여부와 보완 자료 등록 상황을 담당자가 직접 확인하는 일이 많아 이 같은 업무 방식을 개선하기 위해 행정 자동화 기술을 적용했다.

새롭게 운영되는 시스템은 민원 처리 일정에 맞춰 담당자에게 필요한 정보를 전달한다. 처리 기한이 임박하면 담당자와 팀장에게 사전 안내를 보내고, 마감 당일에는 담당자에게 모바일 알림을 제공해 업무 누락 가능성을 낮춘다.

부서 간 협업 과정도 달라진다. 심의 의견이 등록되거나 보완 자료가 제출되면 관련 부서 담당자에게 자동으로 안내가 전달된다. 회신 기한을 앞둔 경우에도 사전 알림을 통해 대응할 수 있도록 했다.

현장에서 체감하는 가장 큰 변화는 '확인 절차의 감소'다. 담당자가 여러 시스템을 오가며 진행 상황을 살피는 대신 필요한 순간에 정보를 받아볼 수 있어 민원 대응에 집중할 수 있게 됐다.

시는 지난해부터 자동화가 가능한 행정 업무를 발굴하고 시스템 개발을 추진했다. 올해 3월 개발에 착수한 뒤 시범 운영을 거쳐 6월 구축을 마무리했다.

시 관계자는 "민원 처리는 시민과 행정이 만나는 가장 가까운 접점인 만큼 속도와 정확성이 중요하다"며 "디지털 기술을 활용해 업무 효율을 높이고 시민이 체감할 수 있는 행정 서비스를 지속적으로 확대하겠다"고 말했다. 광주=이인국 기자