[전문인칼럼]다시 문여는 해외 전시박람회, 성공을 위한 사전 준비 꿀팁

한국무역협회 대전세종충남지역본부 신수연 과장

한국무역협회 대전세종충남지역본부 신수연 과장

코로나19 팬데믹 상황이 전 세계적으로 완화되자 얼어붙었던 해외 전시 산업도 기지개를 펴고 있다. 한동안 온라인으로 대체된 전시회들이 오프라인 개최를 준비하고, 국내 지자체와 지원기관에서도 참가기업을 모집하고 있다. 우리 수출 기업들이 2년여 만에 얻은 소중한 기회를 해외시장 개척의 디딤돌로 삼기 위해서는 철저한 사전 준비가 필수다.

먼저 전시회를 선택하기 앞서 코로나19로 인한 변수를 체크해야 한다. 나라별 출입국 제한 여부, PCR검사 및 자가격리 정보 등은 기업인 출입국 종합지원센터에서 확인할 수 있다. 나라별 입국 정보 뿐만 아니라 전시회 별로 코로나 상황에 대한 대응이 체계적인지도 확인해야 한다. 보통 코로나 상황 악화 시 온라인 전환, 리모트 부스 등의 대책을 마련해 놓는다.

전시회 참가가 확정됐다면 참관객을 분석할 차례다. 일반적으로 참가 국가 현황 및 국가 수, 참관객 수 등을 살펴본다. 단체참가의 경우 지원기관 담당자에게 확인해 보고, 개별로 참가하는 경우는 전시회 홈페이지에서 지난해 개최 성과, 참가기업 정보, 참관객 통계 등을 참고하면 된다. 일반 관람객이 많이 참여하는지, 바이어와 업계 관계자 등 B2B 고객 위주인지도 파악해야 타겟 고객을 설정해 전략을 세울 수 있다. 또한, 전시장 내 현장판매 여부를 확인해 샘플을 얼마나 챙겨갈지를 계획하면 된다.

참관객 분석 이후에는 전시회 참가 전까지 사전 마케팅을 진행해야 한다. 현장에서 바이어를 만나는 것보다 사전 작업이 전시회의 성공에 더 큰 역할을 한다고 해도 과언이 아니다. 일례로 2019년 우리 협회가 주관한 전시회에 참가한 한 업체 대표의 부스는 식사 시간이 없을 정도로 문전성시를 이뤘다. 비법은 밤낮을 가리지 않는 사전 마케팅이었다. 기존 바이어 네트워크뿐만 아니라 링크드인이나 구글링을 통해 검색한 바이어에게 이메일을 통해 사전 연락을 취해 전시회 부스로 초청했고, 기업과 계약도 체결했다.

바이어를 미리 섭외하는 방법은 여러 가지다. 최근 열리는 전시회에는 주최사에서 운영하는 공식 매칭 사이트가 있는 경우도 있다. 매칭 사이트에서 참가기업 및 바이어 정보를 검색하고 관심 있는 바이어에게 메시지를 보내면 된다. 주최 측으로부터 바이어 데이터베이스를 받은 뒤 구글링으로 바이어 정보를 면밀 검토해 사전 이메일을 발송하는 방법도 있다. 바이어의 부스 방문 여부가 확정되면, 구체적인 미팅 시간을 정하고 전시회 입장권과 우리 부스 위치를 바이어에게 미리 보내주는 게 좋다.

차별화된 자료 준비도 필수다. 인기 부스들의 비법을 몇 가지 소개하자면, 우선 스크린 영상 및 실제 제품 시연을 통해 회사와 제품을 쉽게 알려주는 방법이 있다. 이벤트를 열거나 프리 캔디(free candy)와 같은 기념품을 준비하기도 한다. 최근에는 종이 카탈로그를 비치하기보다는 휴대폰으로 QR코드를 찍으면 e북 형태의 전자 카탈로그를 제공받을 수 있게 하는 경우도 많다. 현장에서 만난 바이어에게 어떻게 설명할지, 예상 질문에 어떻게 답변할지도 연습을 미리 해가면 준비된 '셀러(seller)'라는 인식을 심어줄 수 있다.

해외 전시회 재개 소식은 수출 기업에 긴 가뭄 끝에 단비 같은 소식이다. 우리 기업들이 활짝 문 열린 해외 전시박람회에 당당하게 입성할 수 있도록 한국무역협회 대전세종충남지역본부도 대전, 세종, 충남 소재 기업 대상으로 해외전시박람회 참가를 지원한다. 5월 중 모집 예정인 미국 라스베이거스 ASD 소비재전(8월)을 시작으로 동경 국제선물용품전(9월), 라스베이거스 MWC 전시회(9월), 자카르타 국제 프리미엄 소비재전(11월) 등이 예정되어 있다. 해외 전시회 단체참가 기업 모집 정보는 주요 수출지원기관 및 지자체 홈페이지에서 확인할 수 있다.