역사 담은 행정문서 조심조심 컴퓨터에 옮겨담아

■ 동구청 행정기록물 전산화

지난 5일 동구청 3층 자료실. 기록물 담당과 희망근로 참여자 등 전문인력 11명이 모여 진행하는 옛 종이문서를 정리하는 손길은 조심스러워 보였다.

▲ 동구청 자료실에서 관계자들이 옛 행정기록물을 파일 형태로 전환하는 작업을 진행 중이다.

먼지 쌓인 오래된 행정문서를 하나하나 펴고 정리해 컴퓨터 파일로 전환하는 ‘행정기록물 DB구축 작업’이다. 현재 각 자치구마다 한창 진행중이다.

2003년 이전에 생산된 문서를 대상으로 지난 2004년부터 DB구축을 진행했지만, 작업 진행률은 평균 50% 남짓이다.

행정기록물이 워낙 많고 표시나는 일은 아니어서 관심을 받지 못하지만, DB구축 작업이 완료되면 십수 년 전 건축도면 등의 행정자료를 컴퓨터로 곧바로 확인할 수 있다.

행정기록물은 건축도면과 자격증 내용, 업무처리를 기록한 문서 등 십수 년 전 공직자들이 볼펜을 꾹 눌러 하나하나 작성한 것으로 마치 옛 이야기를 전하는 편지를 펼치는 듯했다.

DB구축 작업은 시간순서 없이 흐트러진 자료를 정렬하고 접힌 부분을 조심히 펴 스캔에 넣는 과정의 반복이었다.

동구청에 보관 중인 2003년 이전 영구 준영구 행정 기록물은 1만 5255권. 이것을 모두 컴퓨터 파일 형태로 전환해야 한다. 지난 2003년부터 6년 동안 컴퓨터 파일형태로 전환한 행정기록물은 7300여 권(47%). 작업할 양은 많지만 속도내기는 어려운 작업이다. 그만큼 눈에 띄지 않고 그들만의 외로운 작업이다. 하지만 행정기록물 DB구축을 완료하면 직원과 시민 모두 옛날 문서를 쉽게 찾을 수 있고 영구보존할 수 있다.

주민들은 과거 10여 년 전 없어진 건물의 건축도면을 확인할 수 있다. 직원들도 참고자료를 찾으려고 자료실을 일일이 찾아 헤맬 필요가 없어진다. 과거 중요한 행정기록물을 분실이나 파손 우려없이 안전하게 보관할 수 있다.

동구청 기록물관리 윤희 담당자는 “행정기록물 DB작업이 밖으로 표시나는 일은 아니지만 결국 모두 편리하게 이용할 수 있는 자료가 되고 체계적으로 관리하는 계기가 될 것”이라며 “5년 정도 더 진행한다면 주민들이 원하는 옛날 자료를 조금 더 빠르게 제공하게 될 것”이라고 설명했다. /임병안 기자 victorylba@