[문화초대석]대화와 타협을 위한 회의를 위하여

‘밥 먹고 합시다`
회의 중 식사 시간이 되어 간단히 동의하면 대부분의 의원들이 공감하는 긴급 제안이다.
토론회, 공청회, 00위원회, 세미나. TF팀 회의, 대책회의 등 여러 종류를 회의를 하다보면 ‘회의를 왜 하는가` 하는 회의(懷疑)가 들 때가 있다.

회의 자체의 형식만 중시하고 내용은 부차적으로 되거나 주최자가 정책적·의도적으로 회의를 제스처의 도구로 삼는 경우도 종종 있다. 회의란 모름지기 ‘특정 문제를 해결하기 위해 여러 사람의 의견을 나누고 이 과정에서 문제 해결을 도모하는 것`에 목적을 둔다면 형식 또한 중요한 요소이다. 이러한 형식 요소 중 이것만은 했으면 하는 것 몇 가지 적어본다.

먼저 회의장의 형태이다. 장방형, 원형, ㄷ자형, 타원형, 학교 교실형, 구멍뚫린 장방형 등 여러 가지 형태가 있으나 구성원의 상하구별 없이 서로 허심탄회하게 의견을 교환할 때는 원형 혹은 타원형이 적절한 것 같다.

참석자들 간의 호칭문제이다. 직위나 직급을 이용한 호칭을 하다보면 상위 직급자의 의견이 주종을 이루어 올바른 의견 수렴이 어려운 경우가 많다. 그래서 회의 내용이 형식적으로 흐르는 경우가 많다. 00의원으로 평등하게 부르면서 예절을 갖춘다면 나이나 직위의 상하가 걸림돌이 되지 않고 보다 풍부한 해결책이 나올 것이다.

참석자들이 안건의 사전에 알았느냐? 가 무엇보다 중요하다. 안건의 중요성에 따라 최소한 3일전에는 참석자에게 어떤 형태이든 안건의 내용이 전달되어야 어느 정도 자신의 생각을 가질 수 있다. 많은 회의에서는 시간이 없다는 이유로 당일 회의석상에서 회의 자료를 배포하는 경우가 많다는 것이다. 이런 회의에서는 난상토론이 되고 주최자의 의도가 형식적으로 동의하는 형태가 되기 쉽다.

회의 참석자들의 발언 시간 또한 중요한 요소인 것 같다. 1회 발언 시간을 3~5분 이내로 제한하는 것이 좋은 것 같다. 아울러 목소리가 지나치게 작거나 무의식적으로 자주 사용하는 말이 많거나 시종 일관하지 못하여 갈팡질팡하는 경우를 종종 본다. 내용과 무관한 자기 혼자만의 유머나 익살을 부리거나 추상적인 표현을 많이 쓸 때는 상당히 혼란스럽다.

안건 처리 방식에 있어서 00이사회 회의록에 자주 보는 표현이 재청이요, 삼청이요로 간단히 통과하는 경우이다. 혹은 너무 매 안건마다 표결로 처리하려는 경향도 문제이다. 이는 안건 제안의 설명이 부족하거나 참석자들의 공감대가 부족한 경우라는 생각이 많이 든다.

과거에는 몇몇 사람들 소수의 사람만이 일방적으로 결정했으나 요즘처럼 복잡한 사회에서는 다수의 활발한 의견들이 여론으로 모아지는 방향으로 나아가고 있다. 민주주의는 다양성을 기본으로 한다. 대화와 타협을 통한 회의문화가 일상에서도 공기와 물처럼 자연스럽게 통(通)했으면 한다.