각종자료에 업무 노하우까지… 없는게 없는 '보물창고'

<알기쉬운 특허정보이야기>

#사례=공무원 시험에 합격한 사무관 A씨는 특허청에서 첫 공직생활을 시작했다. 첫 출근을 하게 된 A씨는 직장을 얻었다는 기쁨도 잠시, 올해 사업계획서를 작성하라는 지시로 인해 고민에 빠졌다. 배워야 할 것도 많고 아직은 모든 것이 낯설기만 했기 때문이다. 이런 고민에 빠진 그에게 노련한 선배 B씨는 '특허청 지식관리시스템'에 답이 있다고 조언했다.

'특허청 지식관리시스템'은 공식문서에서부터 개인적으로 정리해 놓은 노하우에 이르기까지 업무에 활용할 수 있는 각종 자료를 종합 관리하고 있는 시스템이다.

간단한 키워드를 입력하면 선배들이 올려놓은 계획서들이 줄줄이 검색된다. 타 부서에서 관리하고 있는 통계자료도 손쉽게 찾아진다. 지식이 경쟁력을 좌우하는 지식정보사회를 맞아 일하는 방식이 변화하고 있다. 지식관리시스템을 통해 개개인의 머릿속에만 들어있던 지식을 전직원이 공유함으로써 전체 조직의 업무 효율성이 높아진 것이다.

특허청 직원들은 업무를 수행하면서 생산된 각종 지식 - 업무매뉴얼, 정책보고서, 통계자료, 동향정보, 교육자료, 노하우, 성공·실패사례 등 을 지식관리시스템에 등록하고, 자신이 필요한 자료가 있으면 관련 내용을 검색하여 즉시 다운로드 받는다.

추가로 궁금한 점이 있을 때에는 Q&A 코너를 활용하여 직원들간에 자유롭게 묻고 답함으로써 문제를 해결한다. 지식관리시스템이 정보수집 시간을 절약해 줄 뿐만아니라 협업을 통해 문제를 해결해 나가는 수평적 문화 확산에도 일조하고 있는 것이다. 지식관리시스템을 통해 지식공유 문화를 성공적으로 정착시킨 결과, 특허청은 지난 해 정부기관을 대상으로 하는 지식행정 평가에서 대상인 대통령상을 수상했다.

특허청 정보개발과 황유진 사무관은 “현행 시스템을 업그레이드해 단순히 지식을 축적만 하는 것이 아니라 업무유형에 따라 필요한 지식을 맞춤형으로 제공하는 '지능화된 차세대 지식관리시스템 구축'을 검토 중”이라고 말했다.<특허청 정보기획국 제공>